Tipps für Dein Zeitmanagement
Zeitmanagement – unsere Tipps für einen entspannteren Alltag und ein stressfreies Leben. Lerne deine Zeitfresser kennen und den Umgang damit.
Warum hetzen wir den ganzen Tag von A nach B und wieder zurück, sind außer Atem und trotzdem bleiben tausende Aufgaben weiterhin unerledigt? Manchmal helfen ganz einfache Tipps aus der Zeitmanagement-Trickkiste. Wir verraten dir ein paar ganz hilfreiche! Die Gründe für Zeitmangel sind ganz individuell, so wie wir es auch sind. Es gibt leider keine 08/15-Lösung, um alle deine Zeitprobleme in den Griff zu kriegen. Mit ein paar Tricks, Übung und Routine kann es aber leicht gelingen, Zeitfresser zu stoppen und aus dem Hamsterrad des Alltags auszusteigen. Hier sind einige Vorschläge für dich:
Tu´s doch jetzt- Die vier Minuten Jobs
Das rechnet sich: Im Laufe jeden Tages fallen eine Menge Jobs an, die du in weniger als vier Minuten Zeitaufwand erledigen kannst. Überlege dir kurz und notiere dir alle diese Minijobs. Oder stoppe bestimmte Tätigkeiten, wie lange du tatsächlich dafür brauchst. Gerade bei unliebsamen Aufgaben überschätzen wir den Aufwand häufig – und schieben diese auf.
Tipp: Erledige diese 4-Minuten-Jobs SOFORT, wenn sie auftauchen. Dann sind sie auch gleich erledigt und du kannst dir lobend auf die Schulter klopfen.
Die Sofort-Aktion: Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip besagt, dass wir mit einem 20-prozentigem Zeiteinsatz bereits 80 Prozent eines möglichen Ergebnisses erreichen. Dann frickeln wir aber häufig weitere 80 Prozent unserer Zeit daran herum – das Ergebnis wird aber nur noch minimal besser. Die spannenden Fragen lauten nun:
- In welchen Bereichen deines Alltags ist ein 80-Prozent-Ergebnis völlig ausreichend?
- Ist das so, weil die anderen die „20 Prozent mehr“ ohnedies nicht bemerken?
- Oder weil es ihnen völlig egal ist?
Frage Dich bei der nächsten Gelegenheit zum Beispiel: Brauche ich in einer Power-Point-Präsentation wirklich auf jeder Seite ein Bild? Muss ich der GEZ tatsächlich einen Brief am PC schreiben mit meiner neuen Kontoverbindung oder reicht eine handschriftliche Notiz auf deren Anschreiben nicht auch aus?
Überlege Dir: Wo willst du zukünftig mit 20 Prozent Zeiteinsatz zufrieden sein?
Liebe Perfektionisten: Gerade ihr könnt unglaubliche Zeitreserven mit dem Pareto-Prinzip sparen! Okay, am Anfang tut es weh – aber dann ist der Effekt gigantisch!
Probier´s mal aus: Puffer einrichten
Häufig überschätzen wir unsere Leistungsfähigkeit in einem bestimmten Zeitraum. Nicht immer können wir Störungen vermeiden oder Unvorhergesehenes wirbelt unsere Planung durcheinander. Außerdem sind wir nicht immer so fit, wie wir gerne wären. Ein guter Grund also, unsere Aufgaben mit Pufferzeiten zu entzerren. Der Vorteil: wenn du Luft holst und deine Jobs nicht zu knapp kalkulierst, dann sinkt dein Stresspegel – und du bist schneller als wenn du unter Druck bist.
Rechne für wichtige Aufgaben nach folgendem Prinzip:
- 50 Prozent der Zeit für die eigentliche Aktivität
- 30 Prozent Puffer für Unvorhergesehenes (Stau, Kopfschmerzen, EDV spinnt…)
- 20 Prozent Kreativzeit (zum Reindenken, Kaffeeholen, Small Talk mit Kollegen)Überlege dir, bei welchen Aufgaben du künftig Puffer einplanen willst. Oder aber bei welchen Aufgaben du auf Puffer verzichten kannst, da du hier unter Druck einfach besser und schneller bist.
Dein Motivationskick: Die Heldenwand
Es ist doch so: In der Regel schauen wir immer darauf, was noch nicht so gut läuft in unserem Leben, was wir an diesem Tag noch nicht geschafft haben. Schade, denn der Blick aufs Negative zieht uns runter.
Richte den Blick deshalb jetzt mal bewusst auf das Positive und gehe abends mit einem superzufriedenem Gefühl ins Bett. Rufe dir dazu die Erfolge des Tages ins Gedächtnis und schreibe sie auf. Oder gestalte dir deine „Heldenwand“ an der Schlafzimmertüre, indem du dort jeden Abend drei Post-ist mit deinen Erfolgen hinklebst. Am Morgen siehst du dann sofort, was am Vortag gut gelaufen ist und startest gut gelaunt in den Tag.
Frage dich doch heute vor dem zu Bett-Gehen:
- Was ist heute gut gelaufen?
- Was habe ich alles geschafft?
- Was hat mir Freude gemacht?
- Wem habe ICH Freude bereitet?
- Inwiefern konnte ich innerlich wachsen?
Wir wünschen Dir viel Erfolg beim Ausprobieren und Zeit sammeln!